ПЯТЬ СОВЕТОВ ПРИ ПЛАНИРОВАНИИ КОРПОРАТИВНОГО МЕРОПРИЯТИЯ
Организация семинара, конференции, продвижение бренда или запуска продукта — это нелегкая задача, поэтому каждому организатору мероприятий нужна твердая выверенная стратегия. Мы составили список необходимого для планирования вашего корпоративного мероприятия, чтобы вы были полностью готовы к нему. Убедитесь, что вы учитываете все факторы предстоящего события и имеете взаимопонимание внутри вашей команды, чтобы создать нужное впечатление от вашего мероприятия.
Основные 5 пунктов необходимого
Определите свои цели
Это самый важный шаг, к которому вам нужно подготовиться, прежде чем начать планировать свое мероприятие. Кто, что, как, когда и почему? Это вопросы, которые вам нужно будет задать себе, чтобы определить свои цели. Как компания по организации мероприятий и планированию, мы дадим вам ответы… Давайте разберемся.
КТО будет присутствовать и кто организует ваше мероприятие? Ответы на эти вопросы и знание количества гостей, которые посетят ваше мероприятие, определят большинство ваших решений.
О ЧЕМ будет ваше мероприятие и как оно называется? Очень важно иметь в виду цель вашего мероприятия при планировании процесса.
Третий вопрос заключается в том, КАК вы собираетесь продвигать свое мероприятие? Вот вам и бюджет мероприятия! Вам нужно будет критически продумать бюджет мероприятия (Здесь мы можем быть вашей подсказкой, так как мы можем предоставить оборудование и сэкономить ваши деньги).
КОГДА будет проходить ваше мероприятие? Проанализируйте свою целевую аудиторию и выясните, в какую дату и время им удобнее всего посетить ваше мероприятие, поскольку, как правило, большинство людей не приходят на подтвержденные мероприятия.
Последний вопрос: ПОЧЕМУ вы вообще устраиваете мероприятие? Вы всегда должны иметь в виду цель мероприятия на всем пути планирования и не забывать о ней до дня самого события.
Бюджет
Есть пять моментов, которые вы должны учитывать при составлении бюджета:
• Заранее ИЗУЧИТЕ свои расходы
• ПРОДУМАЙТЕ общую сумму
• ОЦЕНИТЕ затраты по каждой категории
• НЕ УПУСКАЙТЕ ИЗ ВИДУ небольшие расходы.
• ИМЕЙТЕ план действий в чрезвычайных ситуациях
Контрольный список
Организованное планирование — это успешное планирование! Есть три важные задачи, которые мы учитываем при создании контрольного списка для события.
Вам нужно будет следующее:
а. Поставить цели и задачи своей команде
б. Придерживаться вашего плана
в. Создать список для управления и мониторинга хода планирования
г. Продвигать свое мероприятие с помощью различных медиаканалов для вашей целевой аудитории.
План Б
Чтобы избежать паники из-за потенциального срыва, заранее спланируйте все необходимое для проведения мероприятия, включая кейтеринг и аудио-видео оборудование. Ведь вы же не хотите застрять с проекционным экраном или заставить своих гостей голодать. Для этого у вас всегда должен быть план Б.
Коммуникация — это ключ к успеху
Самые эффективные организаторы мероприятий-лучшие коммуникаторы. Планируя мероприятие, мы общаемся не только с нашей командой, но и с нашими поставщиками. Имейте в виду, что ответственность за успех или неудачу вашего мероприятия лежит на вас, как на руководителе вашей команды по планированию мероприятий. Организаторы мероприятий нужны и ценятся за внимание к деталям.
Существует вероятность того, что небольшая ошибка или плохая коммуникация могут привести к возможному сбою, поэтому лучше всего сообщить все детали своей команде и убедиться, что все контролируется.
Короче говоря, готовьтесь к худшему, но стремитесь к лучшему, всегда думайте наперед и никогда не забывайте, что в команде нет "Я". Работайте сообща.